Estruturar um processo eficiente para a gestão de informações da sua empresa é um grande diferencial para alcançar bons resultados. Ter um produto de qualidade e profissionais competentes trabalhando na organização são grandes prioridades dos empresários. Mas você já refletiu sobre a importância da informação na gestão empresarial?
Saber lidar adequadamente com os dados vem se mostrando um diferencial cada vez maior no mercado. As organizações que conseguem extrair boas informações e integrá-las aos processos internos podem obter grandes saltos de desempenho – além de evitar uma série de complicações que poderiam surgir.
Se você não sabe como fazer uma boa gestão de informações da sua empresa, preparamos algumas dicas a seguir. Acompanhe.
O que é a gestão de informações?
A gestão de informações engloba todas as atividades relacionadas às informações geradas por uma empresa – que podem incluir coleta de dados, processamento, análise, mapeamento de fluxos, armazenamento, proteção e divulgação de informações. Ou seja, são os processos que buscam melhorar o gerenciamento de todos os dados gerados.
Você talvez nunca tenha notado, mas uma empresa gera um volume muito grande de dados diariamente em meio a todas atividades desenvolvidas. Cada setor da organização precisa trabalhar com muitas informações – e está nas mãos do gestor lidar com todo esse fluxo de informações e extrair o que realmente importa.
É justamente por conta disso que existe a gestão de informações – que tem como principal objetivo garantir que os dados cheguem às pessoas certas, sem que ocorram erros ou problemas de integridade. Quando isso acontece, a execução de todas atividades internas é otimizada e o gestor tem um embasamento maior para a tomada de decisão.
Benefícios da gestão de informações
Quando a gestão de informações funciona com eficiência, a organização pode aproveitar diversos benefícios:
- Produtividade operacional: com as informações necessárias disponíveis, é possível otimizar o fluxo de trabalho e maximizar a produtividade operacional da empresa.
- Redução de custos: uma empresa que consegue lidar adequadamente com as suas informações gera uma redução dos custos – seja com a diminuição da chance de falhas, através do aumento da produtividade, ou tomando as melhores decisões gerenciais.
- Melhoria da comunicação interna: as falhas na comunicação podem se tornar um grave problema dentro de uma empresa. Porém, a gestão de informações garante que todos consigam ter acesso aos dados necessários de forma muito prática.
- Decisões estratégicas: o cruzamento de informações internas com dados do mercado permite que o gestor tome as melhores decisões estratégicas para o seu negócio.
- Satisfação do cliente: quando aplicada no relacionamento com o cliente, a gestão de informações permite que você descubra mais sobre as características do consumidor e trabalhe para satisfazê-lo.
- Conhecimento sobre a organização: você já teve a sensação de que não conhece a sua organização como deveria? Esse problema é decorrente da falta de informações disponíveis – o que pode ser corrigido com uma boa gestão de informações.
Como fazer uma gestão de informações eficiente?
Você ficou interessado em melhorar a gestão de informações da sua empresa para aproveitar os benefícios que acabamos de ver? Esse é um desafio para muitos empresários, que não sabem como estruturar processos para lidar com esses dados – principalmente pela necessidade de lidar com outras tarefas simultaneamente.
Para ajudá-lo nesse objetivo, preparamos algumas dicas para fazer uma gestão de informações eficiente:
Mapeie os processos e fluxos de informações
O primeiro passo para uma boa gestão de informações é o mapeamento dos processos e fluxos de informações da sua empresa. Cada organização tem um nível de complexidade diferente e características únicas, certo? Enquanto uma indústria foca grande parte dos seus esforços no desenvolvimento de produtos, uma prestadora de serviços digitais está mais preocupada com campanhas de marketing digital.
Explore a tecnologia
Lidar com as informações de uma empresa sempre foi uma necessidade para os gestores, mas a tecnologia causou uma grande transformação nesses processos. Com o uso das soluções digitais, é possível coletar, processar e armazenar um grande volume de informações – ultrapassando a capacidade humana de processamento de dados.
Por essa razão, é uma ótima ideia buscar por ferramentas digitais que permitam que você gerencie melhor os dados da sua empresa. Com a automação de processos e a facilidade em cruzar todos os dados coletados, se torna mais fácil a gestão de informações.
Otimize processos internos
Se os processos internos não estiverem bem estruturados, as informações podem levar muito tempo até ser processadas – gerando diversos problemas para a organização. Por esse motivo, é muito importante buscar a otimização da forma como a organização lida com as informações.
Veja algumas das ações que podem ser aplicadas para otimizar processos internos:
- Automatização de processos manuais e repetitivos;
- Eliminação de etapas que não são necessárias para a gestão de informações;
- Padronização dos processos;
- Aumento da segurança nos processos que lidam com informações importantes;
- Treinamento dos colaboradores para o tratamento das informações;
- Redução da burocracia no gerenciamento de dados.
Defina regras para controle de acesso
Mais do que gerenciar as informações e torná-las disponíveis para os usuários da empresa, também é essencial que existam normas de segurança para lidar com dados sensíveis do negócio. A definição de regras para controlar o acesso dos usuários que realmente necessitam dessas informações para o desenvolvimento do seu trabalho é muito importante.
O gerente comercial precisa ter acesso às informações a respeito de vendas, estoques e finanças, certo? Entretanto, os membros da equipe comercial não precisam desses dados para desenvolver o seu trabalho – podendo se limitar aos de desempenho de vendas.
Organize as informações
Com um fluxo tão grande de dados gerados por uma empresa, é preciso organizá-las para que os registros sejam claros e permitam uma boa análise. A gestão de informações deve garantir que essas informações possam ser encontradas e analisadas facilmente sempre que for necessário – além de assegurar o seu armazenamento de forma segura.
E então, você já sabia como fazer a gestão de informações da sua empresa? Gostou das dicas apresentadas neste artigo? Deixe o seu comentário e até a próxima!
