O controle financeiro da empresa é uma das rotinas fundamentais para o seu sucesso. Por melhor que seja a qualidade do produto vendido e o desempenho de vendas, é preciso gerenciar adequadamente todo o dinheiro que entra no caixa da empresa. É isso que cria a segurança necessária para a continuidade das operações.
Porém, os empresários precisam dar atenção a diversas rotinas para gerenciar uma empresa. Por conta disso, nem sempre é possível dar toda atenção necessária às finanças – o que pode provocar um grave problema para equilibrar o fluxo de caixa e promover o crescimento da organização.
Mesmo uma empresa que tem um faturamento milionário pode ter problemas financeiros quando as despesas são ainda maiores do que essas receitas. A equação é bem simples: as receitas precisam ser maiores que as despesas. Mas com a complexidade das operações de uma empresa, nem sempre é tão simples assim realizar essa análise.
Ao longo deste artigo veremos como você pode garantir a segurança no controle financeiro da empresa. Acompanhe.
Como ter segurança no controle financeiro da empresa?
Imagine que você tenha um projeto para expandir as operações da sua empresa para novas regiões do país. Isso requer um grande investimento para suprir a nova demanda e divulgar o seu negócio, certo? Sem informações financeiras completas, talvez você extrapole o orçamento disponível e complique as operações de toda a empresa.
Alcançar a segurança no controle financeiro da empresa é um objetivo que passa por diversos aspectos. Trata-se de uma atividade que demanda atenção constante do empresário para evitar imprevistos. O segredo está no acesso a informações precisas e atualizadas – permitindo uma tomada de decisão consciente.
Mas como você pode garantir a segurança no controle financeiro da empresa? Veja a seguir um passo a passo que engloba todos os fatores que merecem a sua atenção:
Faça uma avaliação da situação atual
O primeiro passo para garantir o controle financeiro da empresa é conhecer a sua situação atual. Você já possui uma rotina de controle financeiro? Como você lida com todas as informações relacionadas às finanças? Você tem uma visão clara sobre a situação financeira atual?
Essa avaliação inicial permite que você compreenda melhor o que pode ser melhorado no seu controle financeiro. Se você tem várias planilhas no Excel com os dados sobre movimentações financeiras mas não consegue extrair informações úteis, precisa trabalhar para mudar isso. O mesmo vale para uma empresa que possui um software para controle financeiro mas não possui responsáveis por alimentá-lo com informações atualizadas.
Tenha um controle sobre todas as movimentações financeiras
Para um controle financeiro realmente efetivo, a atenção do empresário precisa estar nas movimentações financeiras realizadas no dia a dia. Afinal, é através dessas movimentações que o saldo em caixa é alterado e os compromissos de longo prazo são criados.
Imagine uma empresa que tem R$50.000,00 em caixa no início da semana e chega ao final de sexta-feira com apenas R$20.000,00. O que aconteceu nesse período? Quais foram as receitas e despesas desse período? A melhor forma de ter essa visão é com um controle rigoroso sobre todas as movimentações financeiras.
Além de garantir um fluxo de caixa atualizado, o monitoramento dessas operações também permite que seja criada uma visão de futuro. Você realizou um pedido ao fornecedor com o pagamento parcelado em três vezes? Então é preciso considerar que o orçamento dos próximos meses será afetado por essa despesa extra.
Crie uma visão sobre o impacto das finanças em toda a empresa
Uma falha muito comum relacionada ao controle financeiro da empresa é a falta de visão sobre o impacto que as finanças causam em toda a organização. O departamento financeiro não pode ser visto como um silo separado do restante da empresa. É o dinheiro dos cofres da empresa que financia toda as operações que acontecem – desde a compra de materiais para o estoque até o cafezinho disponível para os funcionários.
Isso significa que se você gastar demais em uma campanha de marketing, pode ficar sem dinheiro para capacitar os funcionários da equipe comercial. Ou então pode gastar todos os recursos para comprar materiais para o estoque mas ficar com pouco dinheiro para divulgar esses produtos. É preciso buscar o equilíbrio nas atividades de toda a empresa – e isso passa diretamente pelo controle financeiro.
Utilize um software de controle financeiro
Para ter ainda mais segurança no controle financeiro da empresa, você pode adotar um software específico. Com a evolução da tecnologia, existem várias ferramentas digitais que permitem a automação de processos. Dessa forma, você garante que as informações sejam atualizadas em tempo real e tem acessoa relatórios personalizados sobre as finanças da organização.
Defina responsáveis pela geração de informações
Você pretende cuidar pessoalmente do controle financeiro da empresa? Ou então pode definir responsáveis para gerenciar essas informações? Qualquer que seja a sua decisão, é fundamental que o fluxo de processos esteja muito claro. A partir disso, torna-se mais fácil garantir que as informações financeiras estejam sempre atualizadas e disponíveis.
Trabalhe com cenários para o futuro
Para ter ainda mais segurança no controle financeiro da empresa, você precisa pensar também no futuro das operações. Ou seja, monitorar todas as entradas e saídas que podem afetar o caixa da empresa nos próximos meses.
Mais do que isso, você pode elaborar cenários para ter uma previsibilidade do futuro. Esses cenários podem incluir projeções do faturamento e das despesas para os próximos meses – permitindo que você tenha uma visão sobre as situações que podem acontecer. Esse exercício se torna ainda mais importante quando você pretende colocar em prática um projeto específico.
Tenha sempre uma reserva para cobrir imprevistos
Uma empresa que opera sempre no limite da sua capacidade financeira pode enfrentar muitas complicações em casos de imprevisto. Se uma máquina importante no processo produtivo apresentar um defeito, como você pode garantir a compra de uma nova máquina? Em situações como essa, uma reserva financeira pode cobrir os imprevistos e evitar prejuízos ainda maiores.
Você gostou das dicas para ter segurança no controle financeiro da empresa? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!
