Mapear os processos da empresa é uma atividade de grande importância para a organização interna, e pode proporcionar saltos no desempenho de toda a organização. Porém, é muito grande o número de empresários que nunca tiram um tempo para analisar profundamente cada uma das operações que ocorrem diariamente em seus negócios.
Geralmente, uma empresa vai crescendo naturalmente com o passar dos anos, certo? Com isso, também aumenta o nível de complexidade em suas operações e as rotinas internas vão sofrendo modificações para suprir as necessidades operacionais. Em muitos casos, esses processos nunca são planejados do início ao fim – com diversos aspectos que poderiam ser melhorados.
A seguir, destacamos 5 ótimas razões para mapear os processos da sua empresa. Confira.
Por que mapear os processos da sua empresa?
1. Iniciativas de melhoria para o negócio
Os planos e metas estratégicos de uma empresa, muitas vezes, levam à necessidade de mudança. Mas antes das mudanças, é prudente estabelecer uma base a partir da qual as melhorias vão ser implementadas. Tirar um tempo para mapear os processos e entender melhor o seu funcionamento permite que você:
- Aproveite as melhores práticas de processos existentes
- Tenha um ótimo aprendizado e identifique exatamente o que não deve repetir
- Meça a eficácia das melhorias aplicadas
- Certifique-se de que você está corrigindo os problemas – e não apenas tornando os processos ainda mais complicados
- Otimize os processos existentes em vez de criar novos, a partir do zero
Veja os mapas de processo como uma ferramenta de investigação que ajuda a entender as causas-raiz dos problemas. Esse exercício também apoia a transparência necessária para aprender sobre como o trabalho é concluído e incentiva a inovação da equipe a partir de uma perspectiva integral das partes interessadas para melhorar os processos. Se você dedicar um tempo para entender o que está e o que não está funcionando, será menos provável repetir erros do passado.
2. Aumento da produtividade
Mapear os processos é uma rotina que pode ajudar as organizações a eliminarem a confusão e o caos entre a equipe, contribuindo para aumentar a produtividade. Uma equipe adequadamente treinada, que opera como uma máquina bem lubrificada, aumenta o tipo de produtividade que leva aos lucros. No entanto, em muitas organizações, processos insatisfatórios e falta de treinamento e comunicação levam ao caos, que produz baixo desempenho e baixo moral dos funcionários.
O mapeamento de processos requer uma análise muito profunda, que reúne todas as partes interessadas para descobrir como o trabalho é feito. Na prática, as partes interessadas são identificadas, as funções e responsabilidades de cada grupo esclarecidas, e as etapas sequenciais do processo documentadas e negociadas para otimizar os processos de trabalho.
Os mapas de processo também podem ser usados como para auxílio no treinamento de funcionários e facilmente convertidos em procedimentos operacionais padrão, que descrevem detalhes passo a passo sobre como executar cada tarefa identificada.
3. Reavaliação das ferramentas tecnológicas
A tecnologia muda com a mesma frequência que a nossa necessidade. Manter-se competitivo requer que usemos as tecnologias mais avançadas para ter uma vantagem competitiva e cumprir as metas estratégicas da empresa. Essa mudança frequente requer uma necessidade constante de avaliar os sistemas que estão sendo usados na produção e de executar tarefas administrativas.
Atualizações do sistema, instalações e o descomissionamento de sistemas podem ser muito caros se os impactos em grupos e processos não forem considerados. Implementar um novo sistema sem, primeiro, identificar todos os grupos de usuários e como eles o usam pode falhar em atender às necessidades da empresa.
Mapear os processos detalhadamente fornece uma série de informações para alcançar uma compreensão profunda e abrangente de como a empresa usa seus sistemas. À medida que os processos são descritos e os sistemas identificados, você coleta informações completas sobre quem utiliza e como os sistemas são usados. Essas informações fornecem à TI os dados necessários para atender às necessidades tecnológicas de um negócio.
4. Simplificação dos processos
Você também pode mapear os processos para identificar pontos problemáticos – que podem existir em todo o processo de negócios. Marcar etapas em um processo sobre os problemas que ocorrem pode ajudá-lo a se concentrar em áreas específicas para melhoria.
Ferramentas Lean podem ser aplicadas ao analisar mapas para buscar formas de simplificar o processo. Lean é uma metodologia de negócios que envolve o uso de um conjunto de ferramentas que auxiliam na identificação e eliminação constante de desperdícios nos processos. Processos manuais, trabalho redundante, gargalos e retrabalho são apenas algumas atividades que podem ser classificadas como desperdício.
Os mapas de processo facilitam a identificação dessas atividades, pois cada etapa do processo é documentada claramente com notas e símbolos. Assim, é possível eliminar as etapas que são consideradas desperdício e não agregam valor ao desenvolvimento ou produção do produto final.
5. Proteger o capital intelectual
O capital intelectual é um ativo intangível, mas é tão valioso quanto os ativos físicos de uma empresa. A definição de capital intelectual é o conjunto de habilidades compartilhadas pelos funcionários sobre como realizar tarefas ou etapas necessárias para o suporte da produção. Geralmente, os detalhes de como as tarefas são executadas entre e dentro dos grupos não são documentados. Perder essa informação vital devido ao volume de negócios ou outras ausências poderia levar a paralisações, lentidão na produção ou ao caos, prejudicando a eficácia das operações.
Mapear os processos permite que você capture todas as informações vitais necessárias para manter as operações. Áreas funcionais, funções, responsabilidades, sistemas, entradas e saídas de um processo são documentados – fornecendo clareza sobre como os processos críticos para as operações de um negócio ocorrem.
Os mapas de processo também servem como uma ferramenta de comunicação que educa o pessoal a partir de uma visão de 360 graus de como as coisas funcionam, aumentando o valor do capital intelectual e proporcionando, assim, uma vantagem competitiva. Na ausência de equipe crítica, esses mapas de processo estão disponíveis para a equipe de backup para manter as operações funcionando sem problemas.
Você já conhecia todas essas razões para mapear os processos da sua empresa? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!
Acompanhe a Opportunity Maker de pertinho nas redes sociais!
Facebook Instagram LinkedIn YouTube
