O plano de ação 5W2H é uma poderosa ferramenta de gestão, que pode auxiliar o seu negócio a tirar os seus projetos do papel. A falta de objetividade no momento de colocar os planejamentos em prática é um grande problema para muitas empresas – dificultando a inovação e o crescimento da organização.
Você já teve uma excelente ideia para uma campanha de marketing ou, então, para melhorar a qualidade do atendimento ao cliente, mas não conseguiu colocá-la em prática? Essa situação é mais comum do que se imagina dentro das organizações, porque ter uma boa ideia é apenas o primeiro passo para alcançar os objetivos propostos.
O plano de ação 5W2H existe, justamente, para contornar a inércia e implementar os projetos com eficiência. Confira, neste artigo, tudo o que você precisa saber sobre o assunto.
O que é o plano de ação 5W2H?
No momento de colocar um projeto em prática, é necessário dar atenção a diversos fatores fundamentais. As ações que devem ser feitas, os responsáveis pelo projeto, o prazo para implementação e os gastos envolvidos são ótimos exemplos.
Quando não existe uma visão geral sobre esses aspectos, fica mais difícil tirar as suas ideias do papel. Imagine que acabe o orçamento disponível no meio da implementação de um novo sistema de gestão de estoque. A falha no momento de planejar os gastos pode comprometer o cumprimento dos prazos e gerar uma grande confusão nas operações.
O plano de ação 5W2H é uma metodologia que aplica um checklist de atividades, prazos e responsabilidades para a implementação de um projeto. Para isso, você deve responder a 7 perguntas:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
- How (como será feito?)
- How much (quanto vai custar?)
As etapas do plano de ação 5W2H
Agora que já entendemos melhor o objetivo por trás do plano de ação 5W2H, vamos ver quais são as informações que você deve buscar para responder às 7 perguntas propostas:
What: o que?
Trata-se do objetivo principal do seu projeto – que é a ação que guiará todas as outras respostas. Nesse momento, você deve fazer apenas uma breve descrição clara e sucinta do que busca concretizar. Veja alguns exemplos:
- Criar um novo site para a empresa
- Implementar uma nova ferramenta digital para gestão financeira
- Capacitação da equipe de atendimento
- Criar uma campanha de marketing para o aniversário da empresa
Why: por quê?
Qual é a motivação por trás do seu projeto? Essa resposta deve estar na ponta da língua para que você consiga conquistar os seus objetivos e mobilizar a equipe. Todos os projetos que são colocados em ação devem ter um propósito claro para justificar a mobilização de tempo e recursos, não é? Veja alguns exemplos de motivações:
- Gerar mais tráfego através da internet e criar uma boa experiência para o cliente
- Otimizar a gestão financeira da empresa e eliminar falhas internas
- Aumentar a qualidade da experiência entregue ao cliente para maximizar o resultado de vendas
- Chamar a atenção do público e vender produtos que estão parados no estoque
Where: onde?
Em que ambiente será aplicado o seu projeto? Ele pode afetar toda a empresa, apenas um departamento, utilizar o ambiente online, etc. Trata-se de outra das decisões que deve ser tomada para guiar o projeto e deixar todas as informações claras para os envolvidos.
When: quando?
A definição de um prazo a conclusão do projeto é muito simples, mas faz toda a diferença. É com base no deadline definido que todas as atividades são executadas e monitoradas – garantindo que o projeto não se estenda por meses sem aplicabilidade alguma. Uma ótima ideia é definir prazos para cada uma das etapas, e não apenas para o projeto como um todo.
Who: por quem?
Quem são os responsáveis por aplicar o projeto? De quem você pode cobrar pelo cumprimento dos prazos definidos e pelos resultados do projeto? Qual será a equipe que trabalhará nesse projeto? Todas essas são perguntas que fazem parte do plano de ação 5W2H, e devem estar claras para todos.
How: como?
Essa é uma das perguntas mais importantes para tirar um projeto do papel. Como será feita a execução da sua ideia? Qual deve ser o primeiro passo e como funcionará o fluxo de atividades? A elaboração de um plano de ação 5W2H passa diretamente pela descrição do caminho a ser seguido pela equipe responsável.
Veja alguns exemplos disso:
- Para criar um novo site para a empresa, pode ser feita a contratação de uma empresa especializada ou, então, a criação de um planejamento de atividades para uma equipe do setor de TI.
- Para a implementação de uma ferramenta de gestão financeira, será necessário realizar uma série de ações. Pesquisar as soluções disponíveis no mercado, fazer a contratação, implementar o sistema, capacitar os funcionários, monitorar os resultados, entre outras.
- Para capacitar a equipe de atendimento, uma empresa pode buscar por outra de treinamento especializada, agendar uma capacitação, reservar um local adequado, organizar a agenda de todos os envolvidos, entre outras ações.
- Para a realização de uma campanha de marketing, é preciso coordenar os esforços de todo o setor de marketing ou, então, terceirizar essas tarefas. Qualquer que seja a decisão, também é fundamental realizar um plano detalhado de cada uma das etapas.
How much: quanto vai custar?
Qual é o custo total do projeto? Todos os projetos de uma organização possuem uma limitação orçamentária, que deve ser respeitada para evitar complicações financeiras, certo? Por esse motivo, é muito importante realizar uma boa análise para calcular os custos que estão envolvidos.
A pior coisa que um gestor pode desejar é ser surpreendido com despesas superiores ao esperado em meio ao projeto. Por conta disso, a execução de todo o projeto pode ficar comprometida e os resultados abaixo do objetivo inicial.
Você já conhecia os principais pontos do plano de ação 5W2H? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!
