Quando falamos sobre otimizar a produtividade do negócio é muito comum pensarmos em planos mirabolantes. Alterar toda a estrutura de processos de um setor, implementar uma nova ferramenta de gestão que afeta diversas áreas, modificar o modelo de negócio para melhorar o posicionamento no mercado, entre várias outras ideias.
Porém, também é possível otimizar a produtividade do negócio com atitudes menos drásticas. Talvez o simples fato de diminuir o número de reuniões e otimizar o tempo nesses encontros já possa fazer toda a diferença em uma semana de trabalho. São nessas pequenas mudanças que os ganhos realmente aparecem.
Ao longo deste artigo vamos abordar várias ideias de pequenas mudanças que podem fazer toda a diferença para otimizar a produtividade do negócio. Acompanhe.
11 ideias para otimizar a produtividade do negócio
Não existe uma fórmula pronta para maximizar a produtividade do negócio. Afinal, cada empresa possui suas próprias características e particularidades, certo? Pensando nisso, separamos uma grande variedade de mudanças que podem ser aplicadas para aumentar a produtividade. Basta avaliar quais delas realmente podem ser aplicadas ao seu negócio.
1. Experiente as mudanças
Ao perguntar por que você faz as coisas de uma determinada maneira, nunca deixe sua resposta ser: “é assim que sempre fizemos isso”. Embora seu método atual possa funcionar, quase sempre há uma maneira mais eficiente de fazer as coisas. Nunca pare de perguntar à sua equipe, mentores e clientes como você pode melhorar.
2. Faça testes
Escolha uma área de sua empresa ou parte de seu processo que esteja madura para uma atualização e dê à alteração um período experimental de duas semanas. Para isso, atrele os resultados a algo mensurável (como receita por empregado ou horas faturáveis) para determinar o sucesso.
3. Siga a “regra dos dois minutos”
Você já ouviu falar sobre a “regra dos dois minutos”? Essa é uma ótima forma de aproveitar ao máximo as pequenas janelas de tempo que você tem no trabalho. A ideia é a seguinte: se você vir uma tarefa ou ação que você sabe que pode ser feita em dois minutos ou menos, faça-a imediatamente. Completar a tarefa imediatamente leva menos tempo do que planejar para realizá-la mais tarde.
4. Diminua o número de reuniões
As reuniões são uma das maiores causas de queda na produtividade dos funcionários. Largar as suas atividades de trabalho para ficar várias horas em uma reunião pode tomar várias horas de trabalho ao longo de um mês. Antes de reservar sua próxima reunião, pergunte a si mesmo se você pode resolver os assuntos por e-mail, telefone ou reunião pela internet.
5. Permita mais pausas
A ciência prova que fazer mais pausas pode aumentar a produtividade. Como isso funciona se, tecnicamente, tivermos menos tempo de trabalho fazendo todos esses intervalos? Isso nos dá tempo organizar nossos pensamentos, deixar nossa mente vagar e até mesmo um para conversar e trocar ideias com outras pessoas. Então, pode ser uma boa ideia deixar os seus funcionários fazerem um curto descanso a cada uma ou duas horas.
6. Reduza o ruído
Você já parou para pensar que a produtividade do negócio pode ser comprometida por ruídos no ambiente? Muitas pessoas sofrem um grande impacto quando tentam focar em suas atividades e existem barulhos tirando a sua atenção. Por essa razão, é importante avaliar o nível de ruídos dentro de toda a estrutura da sua organização.
7. Não promova multitarefa
A capacidade de multitarefa é um dos maiores mitos do meio corporativo. Isso não só faz com que você não trabalhe tão rápido quanto se ficasse concentrado em uma tarefa de cada vez, mas também reduz a qualidade do trabalho e causa mais bem do que mal. Na verdade o que você deve estimular para aumentar a produtividade do negócio é a capacidade de se concentrar em uma coisa por vez.
8. Antecipe os prazos
Lembra quando você ainda estava na escola e a professora passava um trabalho que precisava ser entregue apenas em um mês? Eram muito grandes as chances de que essa tarefa fosse feita somente na última semana, não é? Na verdade, era ainda mais comum que os alunos deixassem para o dia anterior – mesmo possuindo 30 dias para se dedicar ao trabalho.
Essa mesma lógica pode estar acontecendo dentro da sua empresa e afetando a produtividade do negócio. Um projeto que deve ser concluído apenas em 3 meses pode estar se arrastando por conta do prazo extenso. Se você encurtar o tempo definido para concluir as tarefas, poderá notar como as pessoas trabalharão com mais afinco em um pequeno período de tempo.
Porém, é preciso tomar cuidado para evitar situações em que o tempo dado não é suficiente para fazer as coisas com toda a qualidade necessária. O segredo está em encontrar um bom equilíbrio de tempo suficiente, mas não muito longo. Apesar de ser complicado no início, é possível melhorar conforme você vai avaliando o tempo necessário para cada uma das tarefas executadas.
9. Torne o local de trabalho divertido
Nada pode acabar tanto com a produtividade do negócio do que ressentimento dos funcionários com um gerente horrível. Em vez de manter aqueles que trazem as vibrações divertidas do escritório, identifique as pessoas problemáticas e converse com elas ou descubra outra solução. A última coisa que você quer é um monte de funcionários chateados que odeiam o trabalho porque o chefe é péssimo.
10. Reconheça os melhores desempenhos
Garanta que os funcionários que se destacam com uma boa produtividade não sejam apenas reconhecidos, mas também recompensados. Nós humanos repetiremos aqueles hábitos que são recompensados. E se nunca obtivermos qualquer tipo de recompensa depois de nos sairmos bem, lentamente perderemos essa atitude e faremos cada vez menos. O mesmo vale para maus hábitos. Se somos recompensados por não fazer nada, continuaremos a fazer exatamente isso, nada.
Você não precisa dar a eles um aumento toda vez que um trabalhador vai além, mas você pode fazer algo tão simples quanto deixá-los saber que você vê o que eles fizeram e agradecer ou comprar alguns mimos para eles. Se o trabalho deles continuar se destacando a longo prazo, você pode considerar dar um aumento também.
11. Acompanhe os resultados
No fim das contas, todas essas estratégias para aumentar a produtividade do negócio devem ser baseadas em uma combinação de métricas e feedbacks. É através de uma análise dos dados coletados no dia a dia de trabalho que você consegue avaliar a real efetividade de cada uma dessas ações. Não deixe de acompanha os resultados para melhorar constantemente a produtividade.
Você gostou das dicas para otimizar a produtividade do negócio com pequenas mudanças? Como você costuma lidar com isso dentro da sua empresa? Deixe o se comentário!
