Já imaginou como seria otimizar o negócio em apenas 5 dias? Esse é um objetivo que parece quase impossível para muitas empresas que possuem seus processos de tomada de decisão marcados pela burocracia. Geralmente, em 5 dias os problemas identificados ainda estão sendo debatidos – e um plano para correção pode demorar meses para entrar em prática.
Toda essa demora para solucionar problemas ou colocar novas ideias em prática pode ter um custo relevante para uma organização. Quanto mais ágeis são os aprimoramentos, melhores são os resultados daquele período. É justamente por isso que otimizar o negócio em poucos dias se tornou tão valorizado.
Mas como fazer isso? Acompanhe!
Passo a passo para otimizar o negócio em apenas 5 dias
Imagine que a sua empresa identifique um problema na gestão dos estoques. Isso está causando problemas para a produção, gerando custos desnecessários e impactando negativamente na logística. Resolver esse problema com agilidade garante que os danos sejam contidos, certo?
Porém, a tendência é que esse problema seja debatido em várias reuniões, e o processo para encontrar uma solução se arraste por semanas. Enquanto isso, a lucratividade da empresa continua sendo afetada diretamente pelas complicações nos estoques.
Em vez de deixar que isso aconteça, é possível aplicar uma metodologia para otimizar o negócio em 5 dias. Para isso, será preciso reunir uma equipe específica para trabalhar nesse problema com dedicação total durante essa semana. A proposta é bem simples: chegar ao final dos 5 dias com a questão resolvida.
Veja o passo a passo para otimizar o negócio em 5 dias:
Dia 1: fase de exploração
Esta é a fase inicial do processo para otimizar o negócio em 5 dias. No primeiro dia, você deve reunir a equipe para traçar as diretrizes e entender o problema que precisa ser resolvido de vários ângulos. Para isso, explore o conhecimento compartilhado de todos os profissionais reunidos.
Normalmente, os especialistas compartilham seus conhecimentos por meio de uma sessão de 10 a 15 minutos, e discutem diferentes aspectos do problema de negócios. Cada um dos membros pode contribuir com ideias e informações sobre sua área de atuação: o objetivo é garantir que todos os envolvidos no processo estejam na mesma página e entendam o problema e o propósito de resolvê-lo.
Um ótimo recurso para facilitar a organização das ideias no primeiro dia é um quadro branco. Todos os assuntos debatidos podem ser inseridos no quadro para guiar as atividades que serão desenvolvidas ao longo dos próximos dias.
Dia 2: fase de esboço
No segundo dia, o principal objetivo é encontrar soluções para o problema. Nesta etapa, você organiza um processo de ideação para esboçar possíveis soluções. Cada membro da equipe contribui esboçando suas ideias em notas e, em seguida, as enviando anonimamente. O objetivo é gerar uma ampla gama de ideias e depois reduzi-las a soluções reais, que se tornarão os blocos de construção do protótipo.
Dia 3: fase de decisão
Após reunir um conjunto de ideias, é hora de discutir e avaliar. A equipe analisa cada uma das ideias esboçadas no dia anterior, discutindo e remixando ideias até que as soluções comecem a tomar forma. Para isso, você pode organizar um sistema de votação para eleger as ideias mais relevantes.
Quando as ideias vencedoras surgirem, o próximo passo é criar um storyboard. Este estágio é destinado a fornecer um plano passo a passo para prototipagem – que será feita no quarto dia do processo de otimizar o negócio.
Dia 4: fase de protótipo
Vamos usar novamente o exemplo de uma empresa que estava com problemas na gestão do estoque. Após os três primeiros dias, a equipe envolvida no projeto pode transformar as ideias discutidas em um protótipo para ser testado. Isso pode incluir o uso de um novo software, reformular a organização física das mercadorias, reestruturar processos internos ou alterar as responsabilidades dos profissionais que lidam com o estoque.
Ou seja, nesta etapa a equipe tem que transformar o storyboard em um protótipo testável e realista. Você precisa garantir que sejam incluídos detalhes suficientes para transmitir a ideia principal e os recursos usados. Se o objetivo é introduzir uma nova ferramenta digital para controlar os estoques com mais precisão, deve-se criar uma versão reduzida e barata dessa solução para que ela possa ser avaliada na prática.
Esse resultado final será testado pelos profissionais (ou clientes) que têm interesse na solução do problema. Portanto, é essencial assegurar a quantidade certa de fidelidade para garantir os melhores resultados nos testes. Essa etapa do processo também inclui a preparação para o dia seguinte. Isso significa que será preciso revisar o protótipo, confirmar o cronograma e preparar uma entrevista para os testadores.
Dia 5: fase de validação
Depois de quatro dias de trabalho, chegamos ao momento final do processo para otimizar o negócio. Trata-se da validação da solução encontrada para resolver os problemas identificados, ou então promover um novo produto (ou expansão interna).
Essa é uma das fases mais cruciais, na qual os membros da equipe podem testemunhar usuários ativos interagindo com suas ideias e fornecendo seus valiosos comentários, que podem apontar problemas a serem corrigidos. Ao final do processo, você terá em mãos uma solução testada e pronta para ser colocada em prática com base na aceitação dos usuários.
Na prática, todo esse processo partiu do zero e chegou a um protótipo validado em apenas 5 dias. Dessa forma, as decisões da empresa não precisam demorar semanas para entrarem em prática. Essa agilidade na solução de problemas e na inovação certamente pode ajudá-lo a conquistar resultados cada vez melhores.
E então, gostou das dicas para otimizar o negócio em 5 dias? Esse passo a passo foi inspirado nas etapas da metodologia design sprint. Confira, também, o artigo “Quando o design sprint é indicado para o seu negócio?” e até a próxima.
