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Como implementar mudanças de processos nas empresas?

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Entenda como você pode implementar mudanças de processos com sucesso na sua empresa.

As mudanças de processos são necessárias frequentemente para que uma empresa consiga melhorar o seu desempenho no mercado. Apenas as organizações que se mantêm atualizadas conseguem alcançar resultados satisfatórios com regularidade, e a dinâmica do mercado cobra mudanças constantes para otimizar rotinas.

Quando as mudanças não ocorrem, a tendência é que a empresa fique parada no tempo, enquanto seus concorrentes avançam. Os reflexos das mudanças de processos podem aparecer de diversas formas: aumento da produtividade, redução de custos, qualidade dos processos e satisfação entregue ao cliente são apenas alguns exemplos.

Entretanto, existe um grande número de empresários que reconhece a importância da mudança de processos, mas não sabe como colocar isso em prática. Por onde iniciar a reestruturação de um processo? Como garantir que os resultados sejam, mesmo, satisfatórios?

Para ajudá-lo a implementar mudanças de processos na sua empresa, preparamos um passo a passo que vai mostrar o melhor caminho a ser seguido. Confira.

Por que mudar processos?

Imagine que você tenha um e-commerce e note que os seus concorrentes são muito mais ágeis no momento de entregar os produtos ao cliente. Após um estudo sobre esse problema, você identifica que o diferencial está na agilidade para separar as mercadorias do estoque para entrega: é neste ponto que deve estar o seu foco para promover melhorias.

Aplicar mudanças que afetam o controle de estoques, processamento dos pedidos, separação das mercadorias para envio e o restante da logística pode ser o diferencial que você precisa para superar os concorrentes, ou seja, é uma mudança determinante para o sucesso do seu negócio.

Da mesma forma como essas mudanças de processos poderiam auxiliar uma loja virtual no momento da entrega, existem outros processos que podem ser revistos para gerar benefícios. Não apenas no momento do contato direto com o consumidor, mas outras atividades internas também podem ser otimizadas.

De forma resumida, as mudanças de processos podem ser aplicadas com os mais diversos objetivos:

  • Resolver problemas identificados na empresa – como a queda nas vendas, baixa nos lucros, aumento dos custos ou insatisfação dos clientes;
  • Reduzir os custos envolvidos na realização das atividades;
  • Reestruturar o fluxo de operações para aumentar a produtividade;
  • Introduzir novas ferramentas digitais que podem auxiliar no processo;
  • Adaptação às novas tendências do mercado.

Principais aspectos envolvidos nas mudanças

No momento de aplicar mudanças de processos, é importante ter consciência sobre os principais aspectos envolvidos. Dificilmente será possível aplicar mudanças de uma hora para outra com sucesso: é necessário ter um bom planejamento e considerar todo o contexto para que elas sejam bem recebidas.

Veja os principais aspectos envolvidos nas mudanças de processos:

  • Fluxo de atividades. Trata-se do desenho do processo no papel – com a modificação das etapas do fluxograma.
  • Estrutura organizacional. Em mudanças mais drásticas, toda a estrutura organizacional pode sofrer um impacto.
  • Cultura organizacional. Algumas mudanças também requerem uma adaptação da cultura e mobilização de todos os colaboradores.

Passo a passo para implementar mudanças de processos

Mas, então, como você pode implementar as mudanças de processos na sua empresa? Confira um passo a passo com todas as etapas que devem ser percorridas para garantir o sucesso do seu projeto:

1. Diagnóstico da situação atual

Inicie realizando um diagnóstico da situação atual. Para isso, avalie os processos da sua empresa em busca de aspectos que podem ser melhorados – sempre usando como referência os fatores externos. É esse o caminho para manter a sua organização competitiva e em crescimento.

2. Análise de riscos

Ao definir as mudanças de processos que são necessárias, você deve analisar quais são os riscos que podem surgir. O simples fato de utilizar recursos e mobilizar uma equipe para aplicar as mudanças já demanda uma atenção especial para evitar que o projeto seja em vão. É fundamental analisar todos os perigos e criar um planejamento para gerenciamento dos riscos.

3. Definição do objetivo do projeto

Onde você deseja chegar com a mudança proposta? A definição do objetivo do projeto é essencial para que você tenha um norte a ser seguido e possa mensurar os resultados. Mais do que definir um objetivo geral, é recomendável a criação de metas e prazos para acompanhamento da realização do projeto.

4. Planejamento do processo de mudança

Com base no diagnóstico e nos objetivos traçados, você pode planejar o processo de mudanças. Esse planejamento deve englobar todas as etapas para tirar o projeto do papel e colocá-lo em prática – incluindo um plano de ações, ferramentas usadas, equipe responsável, plano de contingência, acompanhamento de indicadores-chave, entre outros aspectos.

5. Criação de equipes

Quem serão os responsáveis pela implementação das mudanças de processos? E quais os funcionários vão ser destacados para trabalhar no projeto? A composição das equipes é uma etapa fundamental para garantir o sucesso das mudanças propostas.

6. Plano de testes e implementação

No momento de aplicar as mudanças, é muito importante ter cautela e monitorar de perto os resultados. Para isso, você pode criar um plano de testes, que tem o objetivo de testar a eficiência das mudanças realizadas antes de modificar os processos em toda a organização. Uma ótima forma de colocar isso em prática é iniciar a aplicação em apenas um setor antes de adotar no restante da empresa.

Além disso, também é muito importante ter um plano de implementação que ofereça suporte a todos os colaboradores que terão que se adaptar às novas rotinas, afinal, são eles pessoas os principais afetados pelas mudanças de processos.

7. Acompanhamento das mudanças

Por fim, você deve realizar um bom acompanhamento das mudanças colocadas em prática. Em meio a esse processo, diversos problemas podem surgir, e talvez sejam necessárias algumas alterações antes de chegar ao processo ideal. Além disso, as modificações devem ser sustentadas a partir da gradual mudança na mentalidade dos colaboradores.

E então, gostou das dicas para implementar mudanças de processos na sua empresa? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário e até a próxima!

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