Automatizar processos dentro de uma empresa é forma encontrada pelos empreendedores para aumentar a produtividade e reduzir custos operacionais. Com a evolução da tecnologia dentro das organizações, se torna possível migrar processos para o mundo digital – reduzindo a necessidade de intervenção humana.
A automação de processos passou a ser vista como um grande diferencial competitivo alguns anos atrás. Porém, com a facilidade no acesso a ótimas digitais, automatizar processos passou a ser uma necessidade. As empresas que não conseguem se adaptar a esse movimento do mercado acabam perdendo rendimento e ficando para trás dos concorrentes.
Enquanto uma empresa que ainda está presa aos processos manuais leva horas para executar uma tarefa, um software poderia cumpri-la em poucos minutos – com menos chances de erros e uma qualidade superior. Se essa realidade for estendida por todos os setores de uma empresa, é possível ter uma boa noção do impacto causado pela automação dos processos.
Se você ainda enfrenta dificuldades para avaliar a importância de automatizar processos, confira, neste artigo, algumas razões para levar a tecnologia para o seu negócio. Acompanhe!
Por que automatizar processos?
São muitas as razões para optar pela automação dos processos em uma empresa – e todas elas levam para um mesmo objetivo: maximizar os resultados obtidos pela empresa. Listamos quais são as principais:
1. Redução de custos
Automatizar processos contribui para a redução de custos de maneiras diferentes:
- Diminuição do consumo de recursos para a execução de tarefas manuais e repetitivas;
- Redução do tempo gasto para execução de processos internos – permitindo a diminuição do quadro de funcionários;
- Alocação dos funcionários em atividades estratégicas, que agregam mais valor para a empresa;
- Eliminação das falhas humanas, que poderiam causar prejuízos financeiros.
Imagine que você consiga automatizar os processos contábeis e financeiros da sua empresa. Dessa forma, a emissão de todas as guias de pagamento de tributos e o pagamento dentro do prazo poderia ficar sob responsabilidade de uma solução digital – eliminando gastos com multas e juros por atraso no pagamento e outras complicações causadas por falhas na comunicação entre os setores.
2. Agilidade nos processos internos
A automação dos processos gera um ganho de tempo para a organização. Sem a necessidade de passar horas realizando tarefas manuais, os funcionários podem se ocupar com atividades mais estratégicas, que realmente fazem a diferença para o crescimento da organização como um todo.
3. Melhoria da comunicação
As falhas na comunicação estão entre os maiores problemas para o desenvolvimento de uma empresa. Com a automação de processos, esses problemas podem ficar no passado. Com o uso de ferramentas que integram informações e contam com uma interface que facilita a comunicação, todos os membros de uma equipe podem trabalhar facilmente em conjunto.
Um ótimo exemplo disso é o uso de uma ferramenta para gestão da equipe comercial, que precisa passar um longo tempo fora das dependências da empresa para visitar potenciais clientes. Com as ferramentas de automação, é possível que o gestor acompanhe a movimentação dos funcionários em tempo real e se comunique por um aplicativo instalado nos seus smartphones.
4. Diminuição de erros e falhas
Pequenas falhas humanas são naturais em qualquer atividade desenvolvida, certo? Porém, os danos que esses erros podem causar para uma empresa podem ser muito grandes. Basta um pequeno erro de digitação no momento de emitir uma guia de pagamento para que surja um gasto maior do que o previsto, não é?
Da mesma forma, os pequenos erros e falhas podem causar quedas no desempenho e aumento dos custos em diversos setores de uma empresa. Ao automatizar processos, várias atividades que poderiam gerar pontos de falha ficam sob responsabilidade de um software programado para executar processos específicos.
5. Satisfação do consumidor
Os processos automatizados afetam na satisfação do consumidor em relação à sua empresa. Isso pode ser notado de forma direta ou indireta:
- Diretamente: são os processos que estão ligados diretamente ao cliente – como o processamento de um pedido de compra ou a prestação de um serviço através de uma ferramenta digital.
- Indiretamente: são todos os outros processos que aumentam a eficiência interna da empresa e liberam mais tempo para ser dedicado à satisfação do consumidor.
Isso significa que até mesmo automatizar processos relacionados ao controle de estoque pode gerar a satisfação do seu cliente. Com informações precisas sobre os produtos que estão no estoque da empresa, você evita situações de venda de itens que não estão nas dependências da empresa – o que poderia gerar uma grande insatisfação.
6. Integração das informações
A integração das informações internas de uma empresa é uma das principais formas de conseguir assumir controle total sobre as atividades da organização. Quanto maior é a integração das informações, melhor é a qualidade das informações geradas para a gestão da empresa.
Imagine que você fechou a venda de um produto para o cliente. No momento em que preenche a nota fiscal eletrônica, essas informações podem ser automaticamente enviadas para o controle financeiro e gestão dos estoques – atualizando os dados em tempo real. Trata-se de uma ótima forma de melhorar o desempenho de toda organização, certo?
7. Monitoramento do desempenho
Além de agilizar os processos internos e reduzir custos, o uso de ferramentas digitais também permite o monitoramento do desempenho da empresa em tempo real. Não é necessário esperar o final do mês para recolher os relatórios e organizar as informações quando todos os dados internos são atualizados conforme as operações diárias.
8. Diferencial competitivo
Com tantos benefícios em automatizar, as empresas que ficam presas aos processos manuais são facilmente deixadas para trás em um mercado tão concorrido. Mesmo de forma indireta, é possível notar várias vantagens competitivas por conta da automação de processos.
Se você consegue reduzir os custos para execução do controle dos estoques e das rotinas contábeis, se torna possível reduzir o preço de venda do seu produto para atrair o consumidor sem comprometer a lucratividade. Da mesma forma, toda agilidade conquistada com processos automatizados também reflete na entrega de uma experiência de qualidade para o consumidor.
Você já conhecia essas razões para automatizar processos em uma empresa? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário e até a próxima!
